Правила управління часом. Як розподілити завдання на день максимально ефективно?

Внутрішній світ квіт 30, 2021
Тайм-менеджмент
Ben White

Час - це найцінніша коштовність у світі. Це одна з тих небагатьох речей, яку не можна купити навіть за величезні суми. Ми живемо у світі, де нас постійно переслідують стрімкий темп життя та обмежені часові рамки. І саме брак часу заважає нам досягати поставлених цілей. У зв'язку з останніми подіями, величезну популярність серед успішних людей набрало планування. Психолог і творець блокнота планування Наргіс Водуд розповість, що таке тайм-менеджмент, навіщо він потрібен, як навчитися планувати робочий день і правильно розставляти пріоритети.

Навіщо потрібно планувати?

Планування допомагає тримати життя під контролем.

Коли ми нічого не плануємо, ми неначе просто рухаємося за течією. Це не завжди добре, тому що тоді ми втрачаємо контроль над життям. Через місяць або рік ми можемо озирнутися і зрозуміти, що прийшли абсолютно не туди куди ми хотіли. Якщо ми не маємо власного плану, ми починаємо жити більше за планом інших людей, які ставлять нам завдання. Планування допомагає нам триматися власного курсу, допомагає структурувати свій час і встигати набагато більше.

"Кожна хвилина, витрачена на планування, економить 10 хвилин при здійсненні плану", - Брайан Трейсі.

Дійсно, грамотне планування може заощадити час. Наргіс створювала свій авторський курс по тайм менеджменту і провела невеличкий експеримент. Після того як клієнти навчилися планувати, у них кожен день з'являлося від 1 до 2,5 годин вільного часу.

Плюси планування:

  • справи структуруються і виконуються набагато швидше
  • допомога в розставленні пріоритетів
  • допомога у видимості результату
  • розвиток дисциплінованості
  • видимість балансу між відпочинком і роботою
  • розвиток пунктуальності
  • зниження стресу та економія пам'яті

Мінуси планування:

  • відсутність гнучкості
  • фіксація на результаті
  • немає часу на незаплановані справи
  • постійні думки про майбутнє

Планування - це дуже важлива і головна складова успішних людей. Але тут важливо зловити баланс. Не варто забувати залишати місце для спонтанних моментів у своєму графіку. Потрібно розуміти, куди ти йдеш, але не забувати насолоджуватися процесом. Важливо йти та досягати цілей, але не фіксувати свою увагу тільки на результаті.

Правила управління часом
Nathan Dumlao

Як правильно планувати час

Важливі етапи планування

Правильно буде розбити планування на кілька етапів: плани на 5 років, плани на рік, плани на місяць і плани на день. Починайте з планів на 5 років і з планів на найближчий рік. Цей план повинен складатися з кількох пунктів, в яких будуть записані ваші головні цілі. Не треба відразу гнатися за великим списком. Запишіть максимально 10 ваших великих цілей, а потім починаємо планування місяці.

Планування місяці складається з того, що ми виділяємо хоча б 3-5 головних цілей на місяць. Бажано, щоб вони відразу були розбиті по сферах діяльності. Також тут ми обов'язково враховуємо свій щоденний графік з конкретними датами. Наприклад, похід до косметолога або до лікаря, дні народження друзів і близьких. Все це краще записати відразу, щоб потім це все не звалилося в один день. У багатьох є проблема з тим, що вони забувають про значущі дати та купують подарунки в останній момент. Планування допоможе вам уникнути таких ситуацій.

Точна дата

Якщо у вас є якась справа, яку ви постійно відкладаєте, поставте чітку дату її закінчення. Наприклад, 10 березня ви повинні дописати свою книгу або вибрати будинок для покупки. Також не забудьте про нагороду за виконане в строк завдання.

Матриця Ейзенхауера

Цей метод допоможе вам розділити завдання на групи по терміновості та важливості.

  1. Важливі й термінові справи, які ви повинні зробити в першу чергу, в найкоротший термін.
  2. Важливі, але не термінові справи, які ви повинні зробити, але все ж вони поступаються рівню важливості справах з першого пункту. Їх можна відкласти на деякий час.
  3. Не важливі справи, але термінові, які не мають чіткого кінцевого результату, але потребують вирішення.
  4. Не важливі та не термінові справи, які можна або відкласти на невизначений термін або не робити зовсім. Наприклад, перегляд новин в інтернеті.

Поділ на сфери і планування бюджету

Раніше вже було згадано, що справи варто розписувати за сферами їх діяльності. З них варто звернути особливу увагу на сферу фінансів. Їх потрібно планувати як на місяць, так і на тиждень. Тому що, коли ми розписуємо план тільки на місяць, потім в кінці виявляється, що ми витратили занадто багато.

Рутинні справи

Не варто забувати про рутинні справи. Ми звикли записувати у свій щоденник тільки важливі завдання, повністю забуваючи про рутину. Здавалося б, навіщо записувати якийсь дзвінок або похід за продуктами? Але насправді саме ці справи забирають у нас найбільшу кількість часу.

Правило планування 60:40

Суть цього правила полягає в тому, що ви плануєте тільки 60 відсотків робочого часу, а решту 40 відсотків залишаєте на якісь справи, які передбачити просто неможливо. Також ви можете використовувати це правило, розподіливши процентне співвідношення порівну. Між непередбаченими та спонтанними справами.

Це важливо ще й тому що, якщо протягом дня ви зустрічаєтеся з непередбаченими обставинами, які заважають вам виконати план, ви починаєте турбуватися. Це може призводити до неврозів, тому завжди залишайте місце для непередбачених справ.

Контроль часу

У перші кілька місяців, коли ви тільки починаєте пізнавати процес планування, всі справи варто записувати з конкретною кількістю часу, яку ви розраховуєте на це витратити. Таким чином в кінці тижня, ви зможете перевірити чи вірно ви все вказали.

Хороші помічники в плануванні:

  1. Паперовий блокнот або планери
  2. Додаток Asona
  3. Бітрікс24
  4. Google Календарь
  5. LeaderTask
  6. Pocket Lists
freestocks
Якщо Ви хочете індивідуально опрацювати саме Вашу проблему, наші фахівці будуть раді допомогти Вам.

Теги

Чудово! Ви успішно підписані.
Чудово! Далі, завершіть процес для надання повного доступу.
З поверненням! Ви успішно увійшли у свій обліковий запис.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.